2020 est définitivement l'année des conférences virtuelles. Une récente enquête dans plusieurs pays a affirmé que les trois principaux écueils d’une visioconférence sont, d'abord, la mauvaise qualité vidéo/audio, et puis des appels téléphoniques inutiles, et enfin, trop de personnes parlent en même temps. Cette enquête est un rappel opportun que le respect de certaines règles avant et durant les vidéoconférences est essentiel pour tirer le meilleur parti de votre temps et garantir que tous les participants sont productifs et professionnels. Pour cela, voici quelques conseils pour vous aider d’éviter certains écueils pendant une visioconférence.
Organisez-vous et garantissez-vous que tout fonctionne
Les difficultés techniques peuvent ruiner de nombreuses visioconférences et ont été le principal problème énoncé par les répondants à une enquête aux États-Unis et en Europe. Afin d’éviter cela, testez vos outils tels que votre ordinateur, vos applications, votre microphone et votre caméra pour vous garantir qu'ils fonctionnent avant le début de votre réunion. Afin d’éviter cela, testez vos outils tels que votre ordinateur, vos applications, votre microphone et votre caméra pour vous garantir qu'ils fonctionnent avant le début de votre réunion. Posez-vous cette question : est-ce certainement nécessaire ? Et pouvez-vous aborder ce sujet par mail ou autrement ? Afin d’éviter ainsi le deuxième écueil de l’enquête et les visioconférences inutiles.
Habillez toujours correctement
L'avantage du télétravail est que vous êtes libre de vous habiller de manière plus décontractée. Dans la visioconférence, il existe certaines limites à cet égard. Bien qu'un costume ne soit pas nécessaire, choisissez des vêtements professionnels et propres et vérifiez toujours votre apparence dans un miroir avant le commencement de la vidéoconférence. Rien ne doit détourner votre attention de ce que vous dites. En prime, la préparation de votre journée de travail va sûrement vous aider à adopter l’état d'esprit productif. En prime, la préparation de votre journée de travail va sûrement vous aider à adopter l’état d'esprit productif.
Faites preuve de compassion
La compassion et la solidarité sont vraiment importantes, pas seulement en étant que des collègues de travail, mais surtout pendant les moments difficiles que vous traversez en ce moment. Les gestionnaires qui organisent des réunions virtuelles peuvent programmer une heure à laquelle la réunion commence ou se termine pour vérifier ainsi que tout le monde est sur la bonne voie. N'oubliez pas qu'il est facile de s'éloigner du sujet ou d'être distrait par l'environnement durant une réunion en ligne surtout lorsque de nombreux individus travaillent à domicile dans une salle à manger ou dans une pièce qui a été transformée en bureau de fortune. Pour des raisons de concentration et de productivité, limitez le nombre de points de l'ordre du jour et les envoyer aux participants à l'avance.