Vers le zéro papier !
Étape désormais incontournable pour les entreprises, la dématérialisation accompagne le passage au zéro papier afin de désencombrer les espaces de travail, de simplifier la gestion documentaire et de mieux protéger les transactions. L’achat en ligne et le contrat de vente peuvent notamment être authentifiés grâce à une signature électronique infalsifiable.
QUAND LE PAPIER SE TRANSFORME
EN DONNÉES NUMÉRIQUES
Des outils et logiciels informatiques permettent de transformer les documents et fichiers en données numériques dématérialisées. Cette conversion facilite leur traitement et leur circulation, tout en accompagnant le commerce électronique.
Contrats de travail
Simplifier l’émission et le traitement des factures fournisseurs permet de mieux organiser les données associées et d’améliorer le suivi des transactions.
Contrats de travail
Automatiser les processus de recrutement en numérisant les contrats de travail en entreprise permet de centraliser les documents RH et de fluidifier leur traitement.
Bulletins de paie
Signer des factures, des fiches de paie et des bons de sortie avec une signature électronique permet d’authentifier les documents et de sécuriser leur validation.
La signature électronique a la même valeur légale !
Aussi légale et authentique qu’une signature sur papier, la signature électronique peut être utilisée à des fins personnelles comme professionnelles pour valider des documents à distance.
Outil 100 % gratuit pour signer des documents
en ligne
Signer un PDF, signer des bons de commande, signer des devis, signer des documents comptables ou encore signer un fichier Word, l’e-signature standard s’utilise partout pour authentifier différentes sortes de fichiers. D’autant plus que la procédure de signature en ligne rend le travail plus simple et plus rapide. Conforme aux exigences des entreprises et des sociétés de toute taille, la signature en ligne authentique Universign répond à tous les besoins d’authentification et de sécurisation de documents.
L’e-signature simplifie les procédures commerciales, sécurise les transactions, réduit le délai de traitement des fichiers et les coûts de production. Elle est aussi indispensable pour une meilleure protection du e-consommateur.
LA DÉMATÉRIALISATION ?
POURQUOI UN TEL ENGOUEMENT ?
Réduire les coûts
Optimiser le traitement des fichiers et leur archivage permet de réduire les coûts d’envoi et d’impression sur papier, tout en limitant les manipulations documentaires.
Augmenter la productivité
Signer des documents en ligne instantanément permet de raccourcir les délais de validation, de gagner en productivité et de limiter les tâches manuelles.
Renforcer la sécurité
Renforcer la traçabilité des transactions permet de sécuriser les échanges et de simplifier les procédures commerciales, du contrôle à la validation.
La GED ou Gestion Électronique
des Documents
Dématérialiser facilite le contrôle, l’archivage et la sécurisation des documents. La Gestion Électronique des Documents structure le traitement de l’information en entreprise et favorise la communication interne, la mobilité professionnelle ainsi que le travail collectif.
Imprimantes multifonctions : l’impression tout-en-un
Imprimer rapidement des documents avec une imprimante multifonction permet de regrouper les usages d’impression et de numérisation au sein d’un même équipement.
Scanners : la numérisation sous toutes ses formes
Les contrats de location et les documents administratifs peuvent être numérisés en quelques secondes avec un scanner afin de faciliter leur classement et leur archivage numérique.
Presse numérique
: passez à la vitesse supérieure
Le journalisme s’oriente de plus en plus vers des éditions numériques et des contenus accessibles en ligne, adaptés à une consultation sur écran.
Grands formats : des solutions XXL pour vos impressions !
Pour les besoins du e-commerce et du e-shopping, les solutions d’impression grand format se multiplient afin de produire des supports visuels de grande dimension.
Comment vous mettre en conformité avec le RGPD ?
La mise en conformité d’un système ou d’un organisme avec le RGPD repose sur plusieurs étapes de dématérialisation. Elle passe par une cartographie des traitements, la définition des objectifs, l’information des clients et collaborateurs, le choix de logiciels de e-signature et l’identification d’une base légale.
DE L’IMPRESSION A LA DÉMATÉRIALISATION :
COMMENT OPTIMISER ET INNOVER ?
L’impression responsable
Privilégier le papier recyclé, limiter les impressions et archiver les autres documents sous format numérique permet d’adopter des pratiques d’impression plus responsables.
L’impression mobile : les nouveaux usages
Délocaliser les impressions grâce au Home Office permet d’imprimer à distance et d’adapter les usages aux nouveaux moyens de communication et aux technologies mobiles.