Gestion électronique de documents

Le workflow documentaire joue un rôle important dans l’amélioration de la productivité des entreprises. Il s’inscrit dans un contexte de travail collaboratif en apportant des solutions qui simplifient la circulation d’informations entre collaborateurs. Mais c’est également un processus qui assure à l’entreprise une parfaite maîtrise des documents, et donc de sa richesse.
 
Le workflow documentaire est une fonctionnalité à part entière des logiciels de gestion électronique de documents (GED). Les entreprises ont recours à la GED pour organiser et centraliser l’ensemble de leurs documents. En cela, elle favorise l’accès et le partage à l’information à tous les utilisateurs.
 
En s’intégrant au cœur de ce système, le workflow documentaire intervient comme une fonction complémentaire. Car l’information stockée en tant que tel n’a que peu de valeur si elle n’est pas utilisée. Les workflows documentaires vont donc permettre de faciliter la gestion de documents et la circulation des informations, notamment dans le cadre de la réalisation d’un processus métier.
 
Qu’est-ce que qu’un workflow documentaire ?
La notion de workflow – ou flux de travail – se définit comme la représentation des tâches successives à accomplir par une personne ou un groupe de personnes, en vue de réaliser une opération précise. Il permet de modéliser toutes les étapes et les éléments impliqués dans un processus de réalisation. Pour cela, les workflows identifient chaque acteur, précisent leur rôle, décrient les tâches à effectuer et les délais à respecter, définissent les circuits et les modes de validation, les éléments déclencheurs, etc.
 
Dans ce contexte, le workflow documentaire désigne les processus informatiques ayant vocation à automatiser la transmission d’information d’un collaborateur à l’autre. Il intervient pour optimiser la gestion et le traitement manuel d’informations. Dans ce circuit, les documents suivent un trajet prédéfini et respectent des étapes clés dans le but d’atteindre un objectif, réalisé de manière collective. Cet objectif peut prendre plusieurs formes : validation d’une commande client, application d’une procédure qualité, mise en paiement d’une facture, etc. Pour cela, le workflow documentaire s’appuie sur le cycle de vie des documents, c’est-à-dire qu’il reprend les grands événements relatifs à leurs traitements, depuis la création à leur destination finale.
 

Lire la suite pour en savoir plus